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CONFORMACION DE LOS GRUPOSDE DOCUMENTOSEl primer paso en cada una de lasDependencias para la organización delarchivo, es dividir la documentación en tresgrandes grupos, y éstos a su vez, ensubgrupos.Se abrirá una carpeta por cada año,organizando los documentos en ordenascendente de acuerdo a la fecha o lanumeración si es que la posee (ej:resoluciones rectorales).Los grupos y subgrupos quedan conformados así:Grupo 1: CORRESPONDENCIA:Actos decisorios del Consejo DirectivoCorrespondencia interna despachadaCorrespondencia interna recibidaCorrespondencia externa recibidaCorrespondencia externa despachadaInvitaciones a eventos - tarjetas recibidasRazoneros recibidosRazoneros despachadosResoluciones rectoralesPara organizar la correspondencia de debe tener en cuenta:
Cada comunicado debe ir unida a su respuesta.
La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte deun expediente, se ordena con dicho expediente.
La correspondencia que acompaña a una información importante,facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de estainformación adjunta5
La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma partede un expediente ni acompaña a una información importante, es decir,que se limita a una información más genérica. Se debe agrupar en:Correspondencia Externa: Cuando se trata de correspondencia entreuna unidad administrativa de la Universidad y personas oinstituciones ajenas a ella.Correspondencia Interna: Cuando se trata de correspondencia o notasinteriores entre unidades administrativas de la Universidad.Grupo 2: TRAMITES ADMINISTRATIVOSControl de fotocopiasControl presupuestalControl InventariosCuentas de cobroReembolso de caja menorSolicitudesTransferencias Internas de ServiciosPEDIDOSAlmacénCampus creativoLibreríaNOTA: Para la organización de la correspondencia, se debe legajar ymantener completa con sus anexos.