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SELECCIÓN DOCUMENTALUna vez se hayan organizado los grupos dedocumentos, se procede a la selección documentalque comprende:
2.1 Conservación
2.2 Descarte o destrucción
2.3 Traslado al archivo centralEsto con base en los parámetros que se dan acontinuación:2.1 CONSERVACION:
DOCUMENTACIÓN DE AÑOS ANTERIORES:Son aquellos que por su contenido e importancia pueden trasladarse alDepartamento de Administración de Documentos para su organización yconservación.
DOCUMENTACIÓN DEL AÑO EN CURSO:Estos deben permanecer en el archivo de la Dependencia, organizada enforma alfabética y de acuerdo a la división por grupos, descritaanteriormente.
OTROS DOCUMENTOS A CONSERVAR EN LA DEPENDENCIA:Los documentos, así sean de años anteriores, que son utilizadosfrecuentemente para el desarrollo del trabajo, como proyectos, programas enmarcha, historia de la dependencia entre otros, pueden conservarse en elarchivo de gestión (activo) no es necesario su traslado a Administración deDocumentos. Además de estos pueden considerarse los siguientes casos:9• Las Resoluciones Rectorales o decisiones del Consejo Directivo, que haganmención a creaciones, nombramientos de Dependencias y Secciones acargo, ya que ellas hacen parte de la historia de la Dependencia y se puederequerir en cualquier momento. ( Se conformara la carpeta de historia).• La correspondencia radicada, que haga parte de proyectos especiales oprogramas que constantemente se consulten en la Dependencia.• Para las que conservan las historias académicas de los estudiantes debenpermanecer en sus archivos.2.4. DOCUMENTACIÓN A DESCARTAR:Se entiende por descartar “la destrucción física de unidades o seriesdocumentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio,constitutivo o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se preveaque vayan a desarrollar valores históricos.Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que no garantice laimposibilidad de reconstrucción de los documentos”.1El método de destrucción a utilizar en las dependencias de la Universidadserá el rasgado del documento, principalmente aquellas áreas que contienensellos, firmas o información importante.Las políticas para la destrucción de documentos son las siguientes:
Eliminar toda comunicación sea memorando o carta que repose en losarchivos de la oficina y se encuentre radicado teniendo en cuenta solopara los años 2000 hacia atrás si en ellos encuentran los comunicadoscon sus anexos es mejor conservarlos completos.
Las comunicaciones tipo razonero o comunicación interna cuyocontenido sea de importancia temporal y haya cumplido con el finpara el cual fue creado. Su destrucción se hace en el momento de la